Anleitung
Der Ablauf ist immer derselbe: einrichten, schreiben, festschreiben, versenden. Alles danach — stornieren, korrigieren — ist der Ausnahmefall, und auch der steht hier.
Ihre Daten bleiben dabei auf Ihrem Gerät. Die App hat kein Benutzerkonto; es gibt nichts anzumelden.
1. Einmal einrichten: der Absender
Öffnen Sie Einstellungen und tragen Sie ein, wer die Rechnungen stellt. Diese Angaben wandern in jede Rechnung.
Eine Angabe wird oft übersehen: Neben Name und Anschrift braucht der Absender eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, einen Handelsregistereintrag oder eine eigene Kennung. Die Steuernummer allein genügt nicht.
Der Grund liegt nicht bei uns: Die Regel BR-CO-26 der Norm verlangt, dass der Empfänger
den Lieferanten maschinell zuordnen kann — und dafür zählt die Steuernummer
ausdrücklich nicht. Wer als Kleinunternehmer keine USt-IdNr. hat und nicht im
Handelsregister steht, trägt einfach eine eigene Kennung ein, etwa
ATELIER-LINDGREN-FL. Sie muss nur eindeutig sein.
Sind Sie Kleinunternehmer nach § 19 UStG, schalten Sie den entsprechenden Regler ein. Neue Rechnungen weisen dann keine Umsatzsteuer aus und tragen den Befreiungsgrund.
Ändern Sie später etwas — etwa die USt-IdNr. —, übernehmen alle noch nicht festgeschriebenen Entwürfe die Änderung automatisch. Bereits festgeschriebene Rechnungen bleiben unverändert; das verlangt die Unveränderbarkeit nach GoBD.
2. Eine Rechnung schreiben
Neue Rechnung legt einen Entwurf an. Tragen Sie den Kunden ein, dann die Positionen. Kunden und Artikel lassen sich speichern und beim nächsten Mal auswählen.
Welches Format?
| Format | Wofür |
|---|---|
| ZUGFeRD 2.3 | Der Regelfall für Rechnungen an Unternehmen. Ein PDF, das man ansehen kann, mit den Daten unsichtbar darin. |
| XRechnung | Für öffentliche Auftraggeber. Reines XML ohne Sichtform. Hier ist die Leitweg-ID Pflicht — die bekommen Sie vom Auftraggeber, sie steht meist in der Bestellung. |
Wählen Sie im Zweifel ZUGFeRD. Ein Unternehmen kann damit immer etwas anfangen; eine Behörde verlangt in der Regel ausdrücklich XRechnung.
Die Rechnungsnummer lassen Sie leer
Sie entsteht automatisch beim Festschreiben, nach dem Muster aus den Einstellungen. Wer eine eigene vergeben will, kann sie eintragen — sie muss dann nur fortlaufend und eindeutig sein.
3. Der Prüfbericht
Über der Rechnung steht durchgehend, ob sie den Regeln der Norm EN 16931 entspricht. Grün heißt: geprüft und in Ordnung. Rot zählt auf, was fehlt — mit dem Feldnamen aus dem Formular, nicht mit einer Fehlernummer.
Solange etwas rot ist, sind Festschreiben und Teilen abgeblendet. Das ist Absicht: Eine Rechnung, die der Empfänger ablehnt, kostet ihn den Vorsteuerabzug und Sie eine unangenehme Nachfrage.
Kein Fehler. Die Nummer entsteht beim Festschreiben — danach lässt sich die Rechnung teilen. Wer vorher ein PDF braucht, trägt eine eigene Nummer ein.
4. Festschreiben
Festschreiben macht aus dem Entwurf eine Rechnung: Es vergibt die Rechnungsnummer, setzt das Datum und sperrt das Dokument. Danach lässt sich nichts mehr ändern.
Das ist keine Schikane, sondern die Unveränderbarkeit nach GoBD. Eine herausgegebene Rechnung, die man nachträglich ändern kann, ist keine ordnungsgemäße Rechnung.
Festschreiben erzeugt noch keine Datei — das tut der nächste Schritt.
5. Versenden
PDF teilen erzeugt das Dokument und übergibt es — im Browser als Download, auf dem Telefon an den gewohnten Teilen-Dialog. Nur XML gibt die reinen Daten heraus, falls der Empfänger das verlangt.
Von dort verschicken Sie die Datei wie jeden anderen Anhang. Ein eigener Versand aus der App ist geplant, aber noch nicht vorhanden.
6. Stornieren und Korrigieren
Die Knöpfe erscheinen erst, wenn eine Rechnung festgeschrieben ist. Bei einem Entwurf gibt es sie nicht — dort ändern Sie einfach, was falsch ist, oder löschen ihn.
Öffnen Sie die betreffende Rechnung aus der Liste. Unten stehen dann zwei Möglichkeiten:
| Knopf | Was entsteht | Wann |
|---|---|---|
| Stornieren | Eine Gutschrift, die die Rechnung vollständig aufhebt | Die Rechnung hätte so nie herausgehen dürfen — falscher Kunde, doppelt gestellt, Auftrag storniert. |
| Korrigieren | Eine berichtigte Fassung, die Sie bearbeiten | Der Vorgang stimmt, einzelne Angaben nicht — falscher Betrag, falsches Datum, fehlende Position. |
Beide legen einen neuen Entwurf an, der auf die Ursprungsrechnung verweist. Kunde, Absender und Positionen sind schon eingetragen. Sie prüfen, ändern gegebenenfalls und schreiben fest wie jede andere Rechnung — mit eigener, fortlaufender Nummer.
Die Ursprungsrechnung bleibt unangetastet. Sie wird nicht gelöscht und nicht verändert; sie bleibt in der Liste stehen. Genau darum geht es: Der Vorgang muss später nachvollziehbar sein.
Auf einer Stornorechnung stehen dieselben Beträge wie auf der Ursprungsrechnung, nicht negierte. Die Richtung steckt in der Dokumentart — die Norm kennzeichnet das Dokument als Gutschrift, und der Empfänger bucht es entsprechend. Zusätzliche Minuszeichen wären eine doppelte Verneinung.
7. Eine erhaltene Rechnung prüfen
Unter Eingang ziehen Sie eine erhaltene Rechnung ins Fenster oder wählen sie mit Rechnung auswählen aus — PDF oder XML, auch von fremder Software. Sie sehen Absender, Beträge, Steuersätze und ob die Summen aufgehen.
Das kostet nichts und ist in jeder Stufe unbegrenzt. Die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, trifft seit dem 1. Januar 2025 jedes Unternehmen — die stellen wir nicht hinter eine Bezahlschranke.
Dasselbe geht ohne Installation im Browser: Rechnung prüfen.
Das Ziehen und Ablegen gibt es nur im Browser — auf dem Telefon führt der Weg über die Dateiauswahl.
8. Was kostet was
| Vorgang | Kosten |
|---|---|
| Empfangen und prüfen | immer kostenlos, unbegrenzt |
| Rechnungen ohne Umsatzsteuerausweis nach § 19 UStG | kostenlos, 120 im Jahr |
| Rechnungen mit Umsatzsteuer, kostenlose Stufe | 5 je 30 Tage, über unseren Dienst |
| Rechnungen mit Umsatzsteuer, Pro | unbegrenzt, auf dem Gerät |
Der Unterschied zwischen kostenlos und Pro ist der Ort: Die kostenlose Stufe erzeugt das PDF auf unserem Server und braucht dafür eine Internetverbindung, Pro erzeugt es auf Ihrem Gerät. Das Dokument ist in beiden Fällen byteweise dasselbe.