Stand August 2026
Die E-Rechnungspflicht — was wirklich gilt
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen müssen sie ab 2027 die größeren, ab 2028 alle. Was das konkret bedeutet.
Diese Seite fasst den Stand allgemein verständlich zusammen. Für die Beurteilung des eigenen Falls ist die Steuerberatung zuständig.
Empfangen muss jeder — seit 2025
Die erste Stufe ist die, die am häufigsten übersehen wird: Sie gilt bereits, sie gilt für alle inländischen Unternehmen, und sie kennt weder Uebergangsfrist noch Umsatzgrenze. Auch wer selbst noch Papierrechnungen schreibt, muss eine eingehende E-Rechnung entgegennehmen und auswerten können.
Praktisch heißt das: ein Postfach, das die Datei annimmt, und ein Weg, den strukturierten Inhalt zu lesen. Ein PDF-Betrachter genügt dafür nicht, weil er die eingebetteten Daten nicht zeigt.
Ausstellen — gestaffelt bis 2028
| Ab | Wen es trifft |
|---|---|
| 01.01.2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz im Vorjahr |
| 01.01.2028 | Alle übrigen inländischen B2B-Umsätze |
Ausgenommen bleiben Kleinbeträge bis 250 Euro, Fahrausweise und Umsätze an Verbraucher. Kleinunternehmer nach Paragraf 19 UStG sind von der Ausstellungspflicht befreit.
Welche Formate zählen
ZUGFeRD 2.x / Factur-X
Ein PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei. Der Mensch sieht das gewohnte Rechnungsbild, die Software liest die Daten. Erst ab Profil EN 16931 gültig.
XRechnung
Reines XML in CII- oder UBL-Syntax, ohne Sichtform. Pflicht gegenüber öffentlichen Auftraggebern, dort zusammen mit der Leitweg-ID.
Was nicht zählt
PDF aus Word, Scan, Foto, E-Mail mit Rechnungstext. Alles ohne strukturierte Daten gilt als sonstige Rechnung — mit Zustimmung des Empfängers bis Ende 2026 noch zulässig.
Häufige Fragen
Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Verlangt wird ein strukturiertes elektronisches Format nach EN 16931, dessen Daten sich ohne Abtippen auslesen lassen. Ein aus Word erzeugtes oder eingescanntes PDF erfüllt das nicht, auch nicht als Anhang.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Kleinunternehmer nach Paragraf 19 UStG sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen. Empfangen können müssen sie E-Rechnungen aber trotzdem — diese Pflicht gilt seit 2025 ohne Ausnahme.
Reicht ein ZUGFeRD-PDF immer?
Nur ab dem Profil EN 16931. Die Profile MINIMUM und BASIC WL enthalten zu wenige Daten und gelten steuerlich lediglich als Buchungshilfe, nicht als E-Rechnung.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteten Daten — lesbar für Menschen und Maschinen. XRechnung ist reines XML ohne Sichtform und der Standard für öffentliche Auftraggeber. Beide erfüllen die EN 16931.
Was ist die Leitweg-ID?
Die Adresse des Empfängers innerhalb der öffentlichen Verwaltung. Bei einer XRechnung an eine Behörde ist sie Pflichtangabe und wird vom Auftraggeber mitgeteilt.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Wie andere Rechnungen auch: acht Jahre, seit 2025 verkürzt von zehn. Aufzubewahren ist das strukturierte Original in unveränderter Form — ein Ausdruck genügt nicht.
Selbst nachsehen
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